會議必須要認真的策劃，開始的時候可以招聘一些做過會議策劃的人來做，這樣才能成功舉辦。

a 選擇會議所在地區、舉辦地點

既然是巡回舉辦交流會，就要挑選好地區，要挑選行業比較集中的地方，一般以二級市或縣城為一個區位劃分，對于中西部地區，產業集中度不高的地方，要以省為劃分，一個省只舉辦一次，因為舉辦多了，人員就被分流了。同時要選擇好舉辦地點，地方要好找，離火車站、汽車站最好距離近一些，這樣方便參加會議的人來，否則很多人覺得地點太難找了，就不來參加了，本研究報告認為，最好的方法就是設置在酒店的會議室，找一個當地交通方便的酒店，3星級左右就可以了，太好的酒店，價格太貴，成本太高。

b 根據會議所在地區，收集會議的主題

根據當地產業情況，做一些分析，比如如果是中西部的制造業，就要討論中西部與東部或南部的協作問題，企業間的合作問題，如何實現雙盈。主題是否正確，最終的結果是要看是否切中當地企業管理層的需求，我們要以一個行業研究者的角度去介入當地的產業。又比如：如果我們在中東部舉辦會議，就要討論產業轉移、開拓國際買家、提升產業效率等各個方面的問題。確定正確的會議主題后，就會吸引各個方面關注這個主題的人來參與，但是由于我們是按地區巡回舉辦會議，就要各個方面都要涉及，還要有很多其它的主題，比如：技術、質量、營銷、管理等等，但是這些都要圍繞當地的產業來做，比如中西部的技術較差，缺少高質量的人才，就要引進人才。同時還要把這個主題與網站提供的服務和經營方向結合起來，這樣才能在會議上推廣網站、收取服務費用。

總的來講，會議的主題很關鍵，直接決定了是否能成功舉辦，決定了是否能吸引當地的參會者來參加會議，所以團隊里必須要能有熟悉行業的人一起來參與行業會議的策劃。

c 會議要建立一個開放性的平臺，具體討論內容由參會者決定

由于會議涉及到各個方面的內容，我們必須要有一個思想，演講者絕大多數必須要由參加會議的企業確定，以及想通過會議來宣傳自己的人去確定，而不能靠網站舉辦方去確定，我們的目的就是要建立一個開放性的平臺，和網站的一樣，我們只是建立一個平臺，正如我在《B2B行業門戶網站策劃實戰研究報告》中所講，b2b行業網站一定要本著建立開放平臺的思想，在這個思想的指導下，我們才能讓會議取得成功。

邀請當地知名企業老總、地方協會或商會，或者政府相關人員來參與，比如我們如果在中西部舉辦會議，一般地方的招商局是比較感興趣的，他們都喜歡通過這個方式來講解當地的投資環境、優惠政策等。關于營銷、管理、當地行業發展趨勢等都可以邀請這部分人來演講，這些人來演講一般我們都是不給錢的，他們來演講，本身對他們也是一個推廣，需要花錢的話，我們就失去了一個平臺的概念，成本也太高了。

邀請網站上的行業專家、技術專家來演講，這些人有可能是公司老總、技術總監或企業高管，邀請技術專家，就要邀請那些同時也是公司的老總的人，或者能代表公司的人，這些人講解他們的技術、管理，向大家傳播了自己的知識，同時也向他們的目標客戶傳播了企業的實力，做了營銷推廣，不能給報酬，車費自己解決。

邀請會議參加者的供應商來參加，比如我們舉辦主要為制造業參加的會議，就收上游企業的錢，這部分參會者門票更高，還可以向制造業的參會者收取成本費，比如200元，向供應商收取500元，只賺這部分人的錢，同時邀請供應商來演講，收取高額的費用，比如20-30分鐘的演講，收2000元或更高的價格，這樣實際就把會議的演講內容與銷售收入放到一起。

這些參加者的議題，我們要提前一個月就開始確定和收集，讓他們提前開始準備，提前交納參會的費用，這樣有利于降低會議的風險，當會議議題確定了，才能安排會議的流程。同時不要忘記要介紹網站的服務，以及行業的發展趨勢，這兩個部分一般要求網站的營銷經理和網站的總編來演講。

d 確定會議時間，提供預定車票、酒店的服務

一般根據當地交通，大家當天到達會議的時間，會議9-10點之間召開比較合理，這種會議只開一天，大部分參加會議者來這里，當天都能來回，下午一般3點或4點就要結束。供應商、行業專家等，可能比較遠，會議主辦方要能提供在會議周邊給他們預訂酒店，以及預訂車票、飛機票等。

e 會場主持人等一些服務可以請兼職

會場主持人對儀表、口才、應變能力要求比較高，如果團隊里沒有合適的主持人選，可以請兼職，或者找當地一些會務服務公司來主持，同時公司也要逐步的培養一些主持人，因為內部的主持人更加能夠了解行業知識，主持的時候能隨機應變。

3、會議舉辦活動安排及后勤服務

會議舉辦是一套系統流程，每個環節都不能出差錯，是一環套一環的，無論是舉辦時間、會議主題的安排、各種會議后勤服務，都要到位。

a 控制好會議的時間和座位安排

每個主題的時間都要嚴格控制，比如主題演講，一般就20-30分鐘，同時還要為特殊情況預留5-10分鐘的會議間歇，因為有的主題演講可能超過幾分鐘，必須要通過主持人去控制好。同時要有足夠的時間安排參會者之間互相交流。

關于位置的安排，按照會場的方式擺設，但是重要的嘉賓、大型企業的老總要安排在前面，在會場主席臺，可以設置座談會的方式，也可以設置主席臺的方式，看會議的需要，在這里不詳細講解。

b 安排參會者之間互相交流

除了主題演講外，還要安排論壇形式的交流互動，比如找2-4個人，一個主持人，在臺上以一定的主題形式互相問答的模式，來解答問題，闡述觀點，類似于電視臺的訪談形式，同時要鼓勵臺下的人提問，互相互動起來，實現嘉賓與參會者的交流。還要安排一個休息時間，讓大家自由的交流的，比如中場休息；同時在午餐安排位置的時候，也要把一些人安排在一起，比如供應商與制造商之間同座一桌，通過會議相識的人可以自由的座一桌等等。

c 各項后勤服務要做到位

最好能聯系當地的電視臺和報紙來參加會議，如果當地重要企業的老總、政府、協會的人參加，當地報紙和電視臺就好邀請，這些媒體的到來會給我們增加影響力。同時網站的記者要做好會議記錄，拍攝照片，做會后的報道，錄像要請專門的人來錄制，主要是作為會議后的宣傳工作，為下次會議做準備工作。會議的接待、交費登記，找本公司的前臺、客戶服務等負責就可以了，同時可以讓本公司的銷售人員參與，這樣對客戶的接待，獲得潛在客戶會有幫助，比如：會議當天申請收費會員的7折優惠。

4 會議前后的宣傳工作和游說參會者購買網站服務

由于b2b行業網站本身就是一個媒體，我們必須要為自己的產品做好宣傳推廣工作，就象湖南衛視出來做超級女生一樣，他實際是在利用作為中國最大的娛樂傳媒的平臺，為自己的活動服務，而不是總為別人做嫁衣，我們要把平臺充分的利用起來，為自己的產品做推廣，讓網站、活動、銷售三者互相結合起來。

a 會議前的文章推廣、專題推廣

會議舉辦前3個月，就要為我們的活動造勢，利用自己的平臺優勢，寫文章進行推廣，同時發布到合作網站，讓活動的舉辦消息布滿網絡的每一個角落，利用推廣網站的方法來同時推廣會議。更重要的要發布會議動態，一周一個大報道，3天一個小報道，通過撰寫活動動態，比如那個公司決定要參會了，那個行業知名人士要參加會議了，每個信息發布一篇文章，實現全方位、大規模的轟炸式推廣，關于會議的推廣，我在《b2b行業門戶網站推廣實戰秘籍》第九章中做過非常詳細的介紹，大家可以參考。

同時制作專題，將會議的所有報道放在一起，這個專題包括會議動態、主辦者信息、邀請那些人參加、會議主題等全部做成一個專題，類似的可以參考展會的網站，同時在網站的重要位置，放置這個會議的廣告鏈接，以及利用其它很多閑置的廣告位置，推廣會議，實現圖片、動畫、文字廣告在整個網站全方位放置，短期內實現會議的成功推廣，很多行業網站都成功的舉辦過，大家可以參考。

b 會議后的文章推廣、專題報道

會議結束后，要及時發布會議的宣傳信息，以圖片、文字、視頻的形式，全方位展示會議的信息，發揮會議的效果，讓沒有參加會議的人對網站的會議及網站品牌更加認可，吸引他們參加下一次會議，同時下一次會議開會前的專題里，要出現上次會議的回顧。同時要將會議的各種報道做成專題形式，在網站各個地方放廣告，將會議的文章發布到其他的合作媒體，讓會議現場的報道遍布整個網絡，讓網站舉辦的巡回交流會形成品牌，通過會議，更多人將會了解到你的網站，讓會議和網站共同來互相推廣。

c 會議后對參會者電話跟蹤，游說他們購買網站服務

當會議上介紹了我們的服務，一部分參會者可能對網站提供的服務感興趣，或者本來不感興趣，通過會議營銷，他們比較感興趣想購買網站服務，那么銷售人員就要在會議以后跟蹤，對有意向的客戶不斷的電話溝通，實現銷售的收益。同時對參與過會議的，給他們優惠，比如會員費是3000，門票是400元，那么如果他們做了收費會員，則門票費用就省了，只需要花2600元即可成為收費會員，通過這些方式來實現會議收益，反哺網站。